Проверка документов по охране труда: что подготовить работодателю
Государственная инспекция труда проверяет не сам факт наличия папки с документами, а соблюдение обязательных требований: как организована охрана труда, обучены ли работники, проведена ли СОУТ, обеспечены ли СИЗ и выполняются ли другие обязанности работодателя.
Начинать подготовку нужно не со всей папки документов
Сначала определяется, что именно будет оценивать инспекция. От этого зависит, какие документы и сведения действительно относятся к проверке.
Какие обязательные требования оценивает инспектор.
Какие действия вправе совершать инспектор в рамках мероприятия.
Какие контрольные вопросы относятся к предмету проверки.
Какие сведения необходимы для оценки соблюдения требований.
Какие документы стоит проверить до проверки ГИТ
Конкретный перечень зависит от предприятия и предмета проверки, но основные направления охраны труда можно проверить заранее.
Положение о СУОТ, распределение функций и ответственности, процедуры и другие документы, которыми работодатель организовал систему.
Документы, подтверждающие выявление опасностей, оценку профессиональных рисков и принятые меры управления ими.
Программы, перечни работников, комиссии, протоколы проверки знаний и регистрация проведённых инструктажей.
Локальные требования для профессий и видов работ, а также документы об их утверждении и актуализации.
Организационные документы по СОУТ, результаты проведения оценки и связанные обязанности работодателя.
Нормы выдачи, документы по обеспечению работников СИЗ, учёт фактической выдачи и другие предусмотренные документы.
Документы, подтверждающие организацию обязательных предварительных, периодических и иных осмотров, если они требуются работникам.
Документы расследования, учёта и рассмотрения событий в тех случаях, когда они имели место.
Наряды-допуски, перечни, ответственные лица и иные документы, предусмотренные правилами для фактически выполняемых работ.
Нужно проверить комплект документации? Сначала определите, какие нормативные требования относятся именно к вашей организации.
Получить консультацию →Документы могут проверяться как дистанционно, так и на предприятии
Подготовка зависит от вида контрольного мероприятия и перечня действий, разрешённых инспектору.
Документарная проверка
Инспекция анализирует документы и сведения без проведения обычной выездной проверки предприятия.
Выездная проверка
Инспектор получает возможность оценить не только документы, но и фактическое соблюдение требований непосредственно на объекте.
Документы должны показывать, как система работает на предприятии
Формального положения о СУОТ недостаточно, если остальные документы и реальные процессы предприятия ему не соответствуют.
Не один документ, а связанная структура
Из документации должно быть понятно, кто отвечает за процессы, какие опасности выявлены и какие меры работодатель применяет.
Актуально ли оно и соответствует ли структуре предприятия.
Понятно ли, кто отвечает за конкретные процессы охраны труда.
Есть ли подтверждение, что опасности рабочих процессов определены.
Оценены ли риски и связаны ли результаты с конкретными рабочими местами и работами.
Видно ли из документов, какие меры приняты для снижения выявленных рисков.
Проверяйте не только наличие протоколов, но и всю цепочку обучения
Документы должны подтверждать, что именно нужные категории работников прошли необходимые мероприятия в предусмотренном порядке.
Программы, категории работников, сроки, комиссия, проверка знаний и протоколы.
Вводный, первичный, повторный, внеплановый и целевой — там, где соответствующий вид требуется.
Соответствуют ли документы профессиям, работам, оборудованию, опасностям и актуальным требованиям.
Три крупных блока, которые стоит проверять вместе
Результаты СОУТ, обеспечение СИЗ и необходимость медицинских осмотров связаны с условиями труда и фактической работой сотрудников.
СОУТ
Проверьте, завершены ли предусмотренные процедуры и правильно ли оформлены результаты.
СИЗ
Наличие норм само по себе не подтверждает, что работники действительно обеспечены средствами защиты.
Медосмотры
Проверяются документы, подтверждающие организацию обязательных осмотров для тех работников, которым они необходимы.
Часть документации появляется только при наличии конкретного основания
Нет смысла создавать такие документы «на всякий случай». Но если соответствующее событие или вид работ есть, документирование должно быть полным.
Происшествия
Если в организации происходили несчастные случаи или фиксировались микроповреждения, необходимо проверить документы, сформированные по этим событиям.
Специальные работы
Для отдельных видов работ профильные правила по охране труда предусматривают дополнительные организационные документы.
Проверяйте документы от требования, а не от названия файла
Такой подход позволяет быстро увидеть, какой документ подтверждает конкретную обязанность работодателя и где действительно есть пробел.
Что именно будет оцениваться.
Проверить актуальные НПА.
Как организация подтверждает выполнение.
Не только наличие, но и правильность документа.
Совпадает ли практика с локальными актами.
Исправить реальные несоответствия.
Проверочные листы позволяют посмотреть на документы глазами инспектора
Это удобная основа внутреннего аудита: контрольный вопрос связывает обязательное требование с конкретным нормативным основанием.
Проверяйте по направлениям
Не нужно пытаться оценить всю охрану труда одним общим чек-листом. Разделите аудит на самостоятельные процессы.
Что чаще всего стоит проверить ещё до запроса инспектора
Документ существует, но содержит ссылки на утратившие силу требования.
В приказах остались уволившиеся сотрудники или старые должности.
Положение о СУОТ не соответствует фактической структуре.
В документах оценки рисков не учтены реальные работы и оборудование.
Обучение проведено, но не тем категориям работников или не по нужным программам.
Инструкции не соответствуют рабочим процессам.
Нормы СИЗ утверждены, но учёт фактической выдачи не сходится.
После изменения технологии локальные документы не были пересмотрены.
Несколько документов противоречат друг другу.
Документ оформлен идеально, но процесс фактически не выполняется.
Перед проверкой используйте только действующую нормативную базу
Старый чек-лист, инструкция или комплект документов могут содержать требования, которые уже изменились.
Определяет общие правила государственного контроля, контрольных мероприятий и действий инспектора.
Регулирует федеральный государственный контроль в сфере трудового законодательства.
Позволяют проверить отдельные направления выполнения обязательных требований.
Проверка документов начинается с актуальной нормативной базы
Чтобы понять, соответствует ли документ требованиям, специалисту необходимо быстро найти действующий НПА, актуальную редакцию и изменения по нужной теме.
Посмотрите, как «Техэксперт» помогает работать с актуальными нормативными требованиями при проверке документации по охране труда.
Посмотреть демо →Проверка документов по охране труда: главное
Проверяйте документы по актуальным обязательным требованиям
«Техэксперт» помогает находить действующие нормативные документы, проверять актуальные редакции, отслеживать изменения и работать с профессиональными материалами при внутренней проверке документации предприятия.