Как подготовиться к проверке Государственной инспекции труда

Проверка Государственной инспекции труда — это не только контроль соблюдения трудового законодательства, но и оценка того, насколько работодатель обеспечивает безопасные условия труда, правильно оформляет кадровые документы и выполняет обязательные требования в области охраны труда.

Многие организации начинают готовиться к проверке только после получения уведомления. Однако такой подход редко позволяет устранить все нарушения вовремя. Намного эффективнее организовать постоянный внутренний контроль документации и регулярно отслеживать изменения законодательства.

Разберем, какие документы необходимо проверить перед визитом инспектора и как снизить риск получения предписаний и штрафов.

Во время проверки инспекторы оценивают соблюдение работодателем требований трудового законодательства и законодательства об охране труда.

В зависимости от специфики предприятия могут проверяться:

• кадровое делопроизводство;
• оформление трудовых отношений;
• соблюдение режима рабочего времени и времени отдыха;
• своевременность выплаты заработной платы;
• организация охраны труда;
• обучение работников;
• проведение инструктажей;
• обеспечение работников средствами индивидуальной защиты;
• проведение оценки профессиональных рисков;
• организация медицинских осмотров;
• расследование несчастных случаев;
• выполнение ранее выданных предписаний.

Чем выше категория риска предприятия, тем более детальной может быть проверка.

Документы по охране труда

• положение о системе управления охраной труда;
• политика работодателя в области охраны труда;
• приказы о назначении ответственных лиц;
• программы инструктажей;
• журналы регистрации инструктажей;
• документы по обучению работников;
• протоколы проверки знаний требований охраны труда;
• документы по обеспечению средствами индивидуальной защиты;
• результаты оценки профессиональных рисков;
• документы по специальной оценке условий труда;
• перечни выдачи средств индивидуальной защиты.

Документы по медицинским осмотрам
Следует проверить наличие:

• списков работников, подлежащих медицинским осмотрам;
• договоров с медицинской организацией;
• заключений по результатам медицинских осмотров.

На практике большинство нарушений связано не с отсутствием документов, а с их несоответствием действующим требованиям.

Чаще всего выявляются:

• использование устаревших форм документов;
• отсутствие обязательных локальных нормативных актов;
• несвоевременное проведение обучения работников;
• отсутствие оценки профессиональных рисков;
• нарушения при обеспечении работников средствами индивидуальной защиты;
• ошибки при оформлении инструктажей;
• нарушения сроков проведения специальной оценки условий труда;
• неправильное оформление трудовых договоров;
• отсутствие обязательных подписей работников;
• несвоевременное ознакомление сотрудников с локальными документами.

Чтобы проверка прошла спокойно, рекомендуется организовать подготовку поэтапно.

Проведите внутреннюю проверку
Полезно регулярно анализировать состояние кадровой документации и документов по охране труда.

Проверьте актуальность нормативных документов
Все локальные документы должны соответствовать действующим требованиям законодательства.

Контролируйте сроки
Необходимо заранее отслеживать сроки:

• обучения работников;
• проверки знаний;
• проведения инструктажей;
• медицинских осмотров;
• специальной оценки условий труда;
• пересмотра локальных документов.

Проверьте исполнение обязательных требований
Важно убедиться, что требования законодательства выполняются не только на бумаге, но и на практике.

Причина большинства нарушений заключается в постоянном изменении законодательства.

Регулярно обновляются:

• требования трудового законодательства;
• правила по охране труда;
• формы документов;
• разъяснения государственных органов;
• обязательные требования для работодателей.

Отследить все изменения вручную становится все сложнее, особенно если предприятие имеет несколько подразделений или работает в разных регионах.

Системная подготовка невозможна без использования актуальной нормативной информации.

Система «Техэксперт» помогает специалистам по охране труда, кадровым службам и руководителям предприятий:

• быстро находить действующие нормативные документы;
• отслеживать изменения законодательства;
• контролировать обязательные требования;
• использовать экспертные разъяснения;
• работать с документами в едином цифровом пространстве;
• своевременно обновлять локальную документацию;
• сократить время подготовки к проверкам.

Использование современных цифровых решений позволяет значительно снизить риск нарушений и избежать использования устаревших нормативных требований. Компания «Лидер Инфо» обеспечивает полный цикл внедрения, сопровождения, обновления и обучения пользователей системы «Техэксперт».

Подготовка к проверке Государственной инспекции труда должна быть постоянным процессом, а не мероприятием, которое начинается после получения уведомления.

Регулярная проверка кадровых документов, контроль сроков обучения, актуализация локальных нормативных актов и использование действующих нормативных документов помогают работодателю снизить риск нарушений, успешно пройти проверку и обеспечить безопасные условия труда.

Если вы хотите всегда работать с актуальной нормативно-технической документацией, быстро находить обязательные требования и автоматизировать подготовку к проверкам, воспользуйтесь возможностями системы «Техэксперт».

Получите бесплатный доступ к системе «Техэксперт» на 7 дней и оцените все возможности платформы самостоятельно.